KI-RICHTLINIE

Version: September 2025


1. Ziel der Richtlinie

Künstliche Intelligenz ist kein Ersatz für menschliche Kommunikation – aber ein wertvolles Werkzeug, um sie zu ergänzen. Wir nutzen KI, um besser, schneller und klarer zu arbeiten – im Einklang mit unseren Werten: Wertschätzung, Zielorientierung und Leidenschaft. Diese Richtlinie dient als Leitfaden für den verantwortungsvollen, transparenten und datenschutzkonformen Einsatz von KI in unserer täglichen Arbeit.


2. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für:


  • alle Mitarbeitenden (fest und frei),
  • alle eingesetzten KI-Tools (z. B. Langdock, ChatGPT, Midjourney, Claude, Perplexity, Sally, n8n),
  • alle internen und externen Projekte mit KI-Bezug.
  • Sie wird regelmäßig (mindestens halbjährlich) überprüft und angepasst.


3. Grundsätze für den Einsatz von KI


  • Mensch vor Maschine: KI unterstützt, aber ersetzt keine menschliche Verantwortung oder Entscheidung.
  • Wertschätzend & transparent: KI-Einsatz wird offengelegt, insbesondere bei Kunden.
  • Effizienz & Qualität: KI wird dort eingesetzt, wo sie Prozesse beschleunigt und Inhalte verbessert.
  • Kein blinder Gehorsam: KI-Output wird überprüft, reflektiert und gegebenenfalls korrigiert.
  • Datensensibilität: Vertrauliche Informationen werden nie ohne Prüfung und ausdrückliche Zustimmung in offene Systeme eingegeben.

4. Anwendungsbereiche

KI wird bei uns eingesetzt für:


  • Texterstellung (Ideen, Entwürfe, Optimierung) (z.B.Langdock),
  • Briefing-Analyse, Daten-Analyse, Erstellung von Reporting (z.B. Langdock)
  • Bildgenerierung (z. B. mit Midjourney für Konzeptvisualisierungen),
  • Meetingnotizen (z. B. mit Sally),
  • Automatisierung von wiederholenden Aufgaben und internen Prozessen (z.B. n8n),
  • strukturierte Recherche (z. B. mit Perplexity).


5. Verbote & Einschränkungen


  • Keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten in offenen Tools ohne Zustimmung.
  • Kein ungeprüfter KI-Content in der externen Kommunikation.
  • Kein Einsatz von KI-Tools, die nicht durch die Agentur freigegeben wurden.
  • Keine Nutzung privater Accounts für KI-Anwendungen.
  • Keine vollautomatisierten Entscheidungen ohne menschliches Review.
  • Keine KI-generierten Inhalte, die als rein menschlich deklariert werden.


6. Datenschutz & rechtlicher Rahmen

Wir arbeiten DSGVO-konform. Für zentrale KI-Anwendungen nutzen wir bevorzugt Langdock als SaaS-Plattform mit EU-Hosting sowie – je nach Anwendungsfall – eigene Azure-Infrastruktur.Dort, wo Tools noch nicht vollständig konform einsetzbar sind, orientieren wir uns streng am EU AI Act. Datenschutz ist für uns kein Haken im Formular, sondern ein Ausdruck von Verantwortung und Respekt gegenüber den Menschen, mit denen wir arbeiten.


7. Verantwortlichkeiten

KI-Ansprechpartnerin: Mouna Duve, Managing Partner

Tool-Freigabe & Schulung: Mouna Duve


8. Transparenz gegenüber Kunden


Der Einsatz von KI wird gegenüber Kunden offengelegt. KI-generierte Inhalte, insbesondere Bilder, werden visuell kenntlich gemacht (z. B. durch ein Icon oder einen Hinweis).


Für die Bearbeitung von Kundenprojekten können vertrauliche Daten in freigegebene, DSGVO-konforme KI-Tools wie Langdock eingespeist werden. Die Daten werden ausschließlich in sicheren, zertifizierten EU-Rechenzentren verarbeitet und sind durch keine Intelligenz - weder Mensch noch Maschine -außerhalb unserer Organisation einsehbar.


9. Schulung & Weiterbildung

Alle Mitarbeitenden haben Zugang zur DECAID Academy mit:


  • rollenbasierten Lernpfaden,
  • Live-Masterclasses,
  • technischem, strategischem und ethischem KI-Wissen.

 

Neben formalen Lernpfaden fördern wir eine offene Lernkultur durch wöchentliche KI-Updates, gegenseitigen Erfahrungsaustausch und interne Best-Practice-Sessions.


10. Review & Aktualisierung

Diese Richtlinie wird halbjährlich überprüft und bei Bedarf angepasst. Rückmeldungen aus dem Team sind ausdrücklich erwünscht und fließen aktiv in die Weiterentwicklung ein.